LA PÉRDIDA DE DINERO EN EL SECTOR FINANCIERO, Y EN OTROS SECTORES

Todos sabemos que formar una empresa es para valientes, especialmente en países con impuestos elevados y requisitos legales excesivos. Cuando el empresario ha conseguido que su empresa camine, sin duda requiere de profesionales que lo ayuden en diversos campos, entre ellos, existe uno que pocos empresarios consideran relevante. Incluso en momentos de gran crecimiento, pero principalmente cuando hay graves problemas con el negocio, saber cuan relevante es un profesional en seguridad puede cambiar la historia. Este artículo explica porqué es tan importante y ofrece detalle en qué aspectos debe enfocarse el gestor de seguridad.

A modo de ejemplo, voy a referirme en general al sector financiero, pues trabaje en él cerca de 30 años, sin embargo téngase claro que los conceptos se aplican a cualquier sector industrial o comercial; público o privado.

En alguna oportunidad me solicitaron efectuar auditoría a una encargatura de la jefatura de seguridad de una entidad financiera. Se descartaba el dolo, pero se suponía una gestión inadecuada con pérdidas importantes para la institución; antes de iniciarla adelanté a la gerencia que cualquiera sea el resultado, este llevaría sin duda a responsabilidad de la gerencia, ya que, cómo se me informó, se había asignado a este cargo a un funcionario que no conocía nada sobre la administración del área de seguridad. 

Sin duda, en muchos casos, es necesario asignar encargaturas, sin embargo, a decir del área que domino, los profesionales en seguridad no abundan, menos aún encontraremos expertos en gestión y con gran dificultad un especialista en seguridad para un sector determinado. La razón es muy simple; se debe a que en el Perú, y aún hoy en muchos otros países, no existe una carrera profesional en seguridad patrimonial; es decir, ninguna universidad puede ofrecerla pues la ley educativa vigente no lo permite, pues monopoliza la formación en seguridad privada encargandosela al ministerio del interior. Esta carencia profesional del sector de seguridad se extiende, como debe suponerse, a todos los sectores de la industria y el comercio.

A quie debemos entonces encargar el control de los procesos del negocio?. En materia de seguridad es globalmente aceptado que un ex miembro de las fuerzas armadas o policiales se encargue de esta gestión. Pero cuidado!, no basta con haber pertenecido a estas instituciones, es muy necesario que la calificación se juzgue según el tamaño del negocio, ya que si no está calificado para evaluar procesos complejos, es casi seguro que las pérdidas sean cuantiosas.

No quiero explayarme en cuanto dinero se pierde cuando una institución carece de un profesional en seguridad, lamentablemente este dato, que es el que todo presidente de directorio o gerente general desearía saber, se encuentra sujeto a diversos factores que llacen en el conocimiento interno que cada una de sus gerencias deben de aportarle. Hablar de montos, supone de riesgos de inversión, activos o gasto corriente, como bien dominan los expertos en finanzas. De lo que poco se presume, es que el profesional de seguridad bien calificado no solo genera el control para que los múltiples procesos autorizados se cumplan con mayor fidelidad, lo que desde ya evitaría una reducción importante por riesgos de operación, pérdidas que ninguna entidad financiera peruana ha decidido entender seriamente, y estimo que así sucede también en el ámbito de muchas empresas en el mundo; además, el responsable de la seguridad bien calificado va ha priorizar la seguridad de las personas, y este ético enfoque le va a permitir encontrar excesos de inversión en la facturación de diversos servicios contratados. 

Para tener un modelo, supongamos el caso de la facturación por consumo eléctrico; cuando los encargados de logística o infraestructura no se preocupan de los falsos contactos, llaves de energía inadecuadas, cableado o tableros viejos, entre otros, el gasto de dinero para el pago de este servicio escapa a cualquier auditoría financiera, pues los contadores no están entrenados en materia eléctrica, en cambio el experto en seguridad, si debe conocer los riesgos de un inadecuado cableado, conexiones inapropiadas, llaves o contactos quemados, uso negligente de tomacorrientes, etc., pues aunque su enfoque es evitar accidentes, o resguardar los activos, debe ser capaz de sustentar con argumentos sólidos los montos de dinero que estos fallos generan en el incremento del gasto y proyectar de forma simple cuanto debe invertirse, el tiempo de recuperación de esta inversión y el ahorro generado en adelante. En consecuencia, su conocimiento redunda en la operación correcta de la empresa y en sus finanzas. No solo debe estar atento al proceso de control de gastos, pues los riesgos para la continuidad del negocio es una de sus responsabilidades, sino que además y en principio sus valores éticos se dirigen al valor supremo, que son las personas, y esto redunda en muchos sentidos y en favor de los resultados financieros de la empresa.

Este ejemplo se puede trasladar a muchas otras áreas operativas y administrativas de cualquier tipo de negocio; adquisiciones, contratos, sistemas informáticos, almacenamiento, transporte, proceso de ventas, lanzamientos, temas legales, contables, judiciales, accidentes, entre otros muchos que extenderian este artículo. Aspectos en los que el profesional de seguridad bien calificado puede intervenir permitiendo el ahorro de costos y de tiempos en base a su destreza como gestor. 
En toda actividad empresarial nunca, enfatizó nunca, faltarán estos procesos y necesidades, en los que el área de seguridad debe aportar, ya sea como coordinador indirecto, o presencialmente. No faltan tampoco las necesidades de cobertura con custodia policial para un traslado de dinero o un evento, el acuda de unidades médicas o de bombero para un inesperado incidente o accidente, la gestión de denuncias necesarias ante un siniestro, sea este una perdida simple o un fraude importante, o la fiscalización del manejo de activos, incluyendo los tiempos, procesos o el dinero. Si el perfil del profesional encargado no ofrece a todos los funcionarios la tranquilidad del apoyo en estos u otros requerimientos institucionales, cabe preguntarse con justa razón si la entidad está perdiendo tiempos valiosos o peor aún dinero, con este vacío.

Es una pena saber que en el Perú, la seguridad es un concepto no considerado por la SBS, por ejemplo, no se ha exigido a las coperativas de ahorro y crédito los requisitos exigidos a las demás entidades financieras; a pesar que ya se encuentran supervisadas, es una gran interrogante. Este desinterés nace de una equivocada cultura que sostiene que seguridad supone un gasto y no una inversión, supuesto que puede ser rebatido con suma facilidad cuando los financistas consideren a este sector necesario en el debate para la proyección del negocio.

A lo largo de mi vida profesional, he visto con gran pena, que los directivos de las empresas, en su mayoría, ven al hombre de seguridad como una persona con menor capacidad, incluso en su inocencia suponen que su gestión se limita al control del servicio de vigilancia; un eslabón suelto que no aporta a la cadena productiva. También he visto enorme cantidad de cambios en la dirección, proyecciones financieras y metas inalcanzables que desarman la estabilidad del negocio; muchas de estas empresas hoy no existen, otras sobreviven al oleaje político, y algunas siguen sólidas; estas últimas sin duda fueron dirigidas por personas que saben escuchar y que tomaron desiciones enfocadas en las personas. A todos los directivos, me gustaria dejarles un consejo: llamen al gestor de seguridad y escuchénlo.

Conceptuado el perfil del responsable de seguridad, trataré de especificar con mucha síntesis cuáles son los conocimientos mínimos que debe conocer “a fondo”, un responsable de seguridad bien calificado, que administre el área de seguridad en una entidad financiera, que es el sector que más domino, aunque como mencioné, puede sin problemas servir en general para la seguridad y en consecuencia para los resultados financieros de cualquier tipo y tamaño de negocio.

1. LA GESTIÓN MAS IMPORTANTE PARA EL NEGOCIO          

El funcionario responsable del área de seguridad debe entender que administra un área importante para el negocio. En este sentido es necesario que el área de seguridad apoye en los proyectos de inversión; por ejemplo, si la ubicación de una nueva oficina, tanto por el grado de delincuencia o la lejanía para el acceso al auxilio del soporte de energía y medios de seguridad son de mayor riesgo; su deber es determinar las estrategias necesarias para brindar la seguridad adecuada al proyecto para hacerlo viable, y no enunciar los inconvenientes para implementarlos. Es decir, su opinión en contra del proyecto no es adecuado, debido a que su especialidad no es el de inversión. 

En terminos generales, tal como el ajemplo anterior, los riesgos del negocio deben ser administrados eficientemente, adelantandose a los posibles costos que puedan surgir si no se consideran los riesgos. Esta capacidad predictiva, es una cualidad del perfil del hombre de seguridad y es perfectamente aplicable a los intereses financieros; por lo anterior, los beneficios para el cargo deben reflejar tambien estas exigencias.

2. NORMATIVA LEGAL EXIGIDA AL SECTOR

El responsable de seguridad debe tenerde claro que existe una gran cantidad de normas legales que se exigen al negocio, en consecuencia no solo debe dominar su campo, sino además estudiar con profundidad las exigencias que en otras áreas son de cumplimiento obligatorio en el sector, aspecto que debe nutrirse con los responsables de las demás áreas.

Parecería un poco excesivo exigir esto, y en parte es verdad; pero lamentablemente es tan relevante que el responsable de seguridad conozca aspectos de otras áreas que deriva en muy necesario. Cuanto mayor conocimiento de otras áreas se tenga mayor será el nivel de coordinación entre ellas; por ejemplo, se diría que es irrelevante que el responsable de seguridad conozca los aspectos técnicos en materia de gestión de tecnologías informáticas?, la respuesta es un rotundo no, no es irrelevante, pues es el responsable de seguridad quien debe conocer con detalle como fiscalizar los procesos de entrega y control de usuarios y claves; protección física de la información, control de activos, accesos restringidos, uso de software, continuidad de la operación de medios instalados, cumplimiento de contratos de servicios de respaldo, entre otros. Más ejemplos se pueden dar en los análisis de pérdida por fallos en los procesos, uso de las horas hombre, salud ocupacional, control de activos, evaluación de los riesgos, incluyendo el legal, y tomando la desicion correcta en el manejo de estos para administrarlos o asumirlos.

3. NIVEL DE COORDINACIÓN    

Mucho se habla respecto al nivel de coordinación que debe tener el encargado del área de seguridad. Este aspecto en un verdadero mito, la verdad es que las supuestas relaciones no sirven de nada. Lo que sirve es la capacidad del profesional en seguridad para gestionar relaciones de interés, sujeto a las necesidades de cada cual. En este sentido, es fundamental su conocimiento holístico respecto a la situación delictiva, comercial y geográfica. Coordinar con las fuerzas del orden o de los medios de apoyo externo para un determinado servicio que no pueda ofrecer una empresa de seguridad privada supone una inversión, pues estos servicios no son gratuitos para ninguna entidad. La cobertura de otras servicios como defensa civil, atención médica, o soporte técnico son igualmente pagados oportunamente, siempre que se cuente con una base de datos que permita el acceso rápido a estás soluciones. Esto último es determinante y muchas veces el internet no sirve para salvar las emergencias.

En este sentido, el profesionale de seguridad sabe, que contar con alianzas previas es determinante para hacer eficaz su gestión; la forma y modo en el uso del lenguaje, la cercania personal en las coordinaciones, la mistica del perfil de los profesionales que intervienen son aveces fundamentales para salvar necesidades institucionales como lo son en accidentes o asaltos a oficinas o funcionarios. Los medios de apoyo externo son aliados a los que debe reconocerse sus servicios contratados, pagandoles oportunamente y sin mesquindades. En varias oportunidades he requerido el apoyo de profesionales de la Compañia de Bomberos a los cuales no he podido facturar por sus servicios, requiriando a empresas que los subcontraten. Estos imprevistos surgen y es necesario que el responsable de seguridad tenga la sagacidad de obtener siempre los mejores productos y servicios para su institución.

4. EXPERTO EN MEDIOS DE SEGURIDAD

El profesional en seguridad debe ser experto en el conocimiento de los sistemas de seguridad. Las empresas legalmente en principio deben cumplir con la protección de sus empleados; pero para la protección de su patrimonio no hay exigencia en general. La ley no obliga a brindar protección para el nivel de riesgos. Incluso en el sistema financiero, los riesgos operativos son aún, a casi quince años del acuerdo de Basilea, una verdadera incognita. Baste pasar por el área de riesgos y preguntar cómo proyectan las perdidas en los procesos?. No obtendrá respuesta. Alguna quizá cuente con un software medianamente implementado, pero siempre habrán gastos superfluos y procesos tan fallidos, que mejor es ocultarlos o enmascararlos.

A este nivel, quien tenga la capacidad de fizcalizar mediante un sistema complejo el cumplimiento de procesos ya autorizados, detectando desvios en los mismos, educando y registrando historicamente estos, podrá sin duda ayudar a estos fines. Para esto no existe ninguna otra opción que encargarselo al responsable de seguridad, quien cuenta con los medios físicos y tecnológicos para hacer realidad esta gestión. No Riesgos, no Auditoria, No Legal, No Contabilidad, sino Seguridad, puede con esta gestión. 

Habiendo conocido el perfil del responsable de seguridad, a continuación; una sintesis de los medios mas relevantes.

A. Servicios de custodia

Las empresas del sistema financiero manejan dinero en efectivo y coberturan su seguridad con custodia armada según exigencia normativa; está custodia puede ser policial o de vigilancia privada. En el caso peruano, estos detalles se encuentran en la RM 0689-2000 aún vigente. Un aspecto que está ley integra es pertenecer a una entidad asociada en seguridad, en este caso se refiere al sistema de seguridad de la asociación de bancos (Asbanc), que desde siempre es la única asociación que ofrece los servicios de custodia policial en base a convenio con la policía nacional. Además Asbanc ofrece la instalación, monitoreo  y verificación de alarmas en oficinas y cajeros automáticos, entre otros servicios de información en inteligencia, etc. La opción más económica de contratar servicios de vigilancia privada puede mejorar la calidad del servicio interno, pero para el delito violento es menos disuasivo; este factor se evidencia en el incremento de asaltos contra el sistema financiero desde el 2010.

Dejo claro, que este ejemplo, aunque del caso peruano, es aplicable a cualquier otro sector, nada más que considerar el riesgo evaluado para determinar el tipo del servicio a contratar, en el caso de manejo de dinero en efectivo, la protección policial, si es viable según convenios, puede aplicarse, sin embargo, la custodia de vigilancia privada, enfocada a evitar delitos violentos es perfectamente viable, considerando el nivel de disuacion que se requiere. Por mi parte el uso de las armas de fuego, es irrelevante, el poder de la prevención mediante la disuacion por cierto ha ganado un premio Nobel.

C. Mecanismos de protección

Son las bóvedas y cajas fuertes. Si bien es cierto que las entidades financieras las tienen reguladas debido al manejo de dinero en efectivo, es verdad que son necesarias en todo tipo de negocio ya que estás protegen en realidad todo tipo de valores. Los valores son llamados así por qué son de gran importancia para el negocio, puede tratarse de cheques, joyas, o títulos, certificados, contratos, testamentos o testimonios, entre otros. Las bóvedas y cajas fuertes en general pueden ser ancladas al piso o pared, según las normas técnicas del fabricante o estándares, pero otras industrias no exigen especificaciones para la instalación o el uso de estas y cuando alguna de ellas es vulnerada, es demasiado tarde, por eso la regulación también debe enfocarse en protección patrimonial.

En la actualidad, existen mecanismos de protección adecuados para servir a la vez como medios de recepción de pago, caja registradora, integrada a red para pagos con tarjetas, etc. Su uso es poco difundido en Latinoamérica, pero es de gran aporte a la administración incluso en pequeños negocios.

D. Seguridad y Salud en el Trabajo.

Aunque el encargado del área de seguridad no es un especialista en seguridad laboral, sí que lo es en la protección de la salud. Para esto, debe conocer las medidas de seguridad que está normativa exige en cuanto a la protección de las actividades operativas en las diferencias industrias. Es quien supervisa el uso de protectores, arneses, lentes, escaleras, guantes, botas, tiempos, exposición, cadencias, repeticiones, velocidades, riesgos de insumos, entre otros muchos.

E. Sistemas de seguridad electrónica.

He dejado este tema al último para desarrollarlo un poco mas ampliamente. La mal llamada seguridad electrónica es parte de la seguridad patrimonial en general, pero por la tecnología actual, su influencia es determinante en la gestión de control, automatización de reportes, integración de procesos autorizados, comunicados, etc. El responsable de seguridad debe almenos conocer los siguientes medios de seguridad electrónica.

  • Centros de Control.-  Los centro de control son el cerebro de los sistemas de seguridad en una institución; ninguna empresa debería prescindir de este medio de control, y se debe a que todas requieren de un control y fiscalización permanente de los procesos autorizados. Es necesario entender que el centro de control de seguridad no solo controla la correcta operación de los sistemas de seguridad instalados; el responsable del área de seguridad, sea jefe, gerente o director, debe entender que cualquier proceso no autorizado debe prevenirse o corregirse, aunque los funcionarios de la entidad aún no manejen el concepto de “cultura de seguridad”; en este modelo de gestión, el centro de control aporta en forma permanente una enseñanza de conceptos y cultura de seguridad que redundan en el control de gastos e incrementan los resultados financieros.
  • Sistemas de alarma.- Cómo se ha mencionado en nuestro ejemplo, los sistemas de alarma de las oficinas de entidades financieras, pueden ser monitoreadas por Asbanc, pero además, todas deberían contar con una central de monitoreo propio, que administre todos los sistemas de seguridad instalados en la institución. El profesional de seguridad a cargo debe conocer con detalle todos los medios necesarios para la implementación, y también los procesos involucrados; es decir, no solo debe saber de qué está formado un sistema de alarma, como el panel, el teclado y los dispositivos, o más aún, el tipo de cable, entubado, conexiones auxiliares y de respaldo para la trasmisión permanente; además debe saber en qué lugar deben ser instalados, como operan, como entran en acción o se enlazan con otros dispositivos. Sin estos detalles, es difícil que pueda manejar los procedimientos a seguir cuando existen siniestros reales, como frustrarlos, como investigarlos, como emitir informes y conclusiones que aporten a una mejora continúa.
  • Cistemas contra incendio.- Como cualquier comercio, las entidades financieras deben contar con medios contra incendio según la regulación del país. Generalmente esta regulación sigue los estándares de la NFPA o la los de la Unión Europea. A pesar de esto, en el Perú existe poca o nula fiscalización del cumplimiento y solo se instalan detectores de humo integrados al sistema de seguridad contra intrusiones. De cualquier forma el experto de seguridad debe implementarlo sujeto a las norma de edificaciones vigentes, en el que se específica las áreas mínimas en las que deben instalarse.
  • Sistemas de vídeo vigilancia.- En algunos países, las normas legales no exigen cámaras de videovigilancia, otras carecen de aspectos informáticos, en la mayoria no se mencionan los niveles autorizados de efectivo en las ventanillas o cajas fuertes. Y estamos hablando del sistema financiero. En otros sectores este aspecto se deja para la cobertura del seguro contratado, pero las aseguradoras si que consideran estos aspectos, es decir, saben de antemano que montos deben administrase para la cobertura de la prima, qué tipo de anclaje debe existir, qué pernos deben usarse, que medios adicionales de protección contra accesos no autorizados deben instalarse (como camara de videovigilancia, que sirven para disuadir y auditar), entre otros. Estos requisitos de control muchas veces son conocidos luego de un evento de pérdida. En el caso peruano, la norma legal para las entidades financieras sufre de un abandono de más de 20 años en el escritorio del ministro de interior que incluye la exigencia de camaras de vídeo vigilancia para ambientes de una entidad financiera. La relidad de todas formas es que casi ninguna entidad financiera carece de estás, pero que debe regularse y controlarse su operación. El aspecto normativo en cualquier sector debe contar con un operador experto en materia de seguridad en el poder legislativo, para que aporte con sustento en normativa correcta para la continuidad de los negocios; un factor no consideredo que es muy relevante para la economía de una sociedad.
  • Sistemas de control de acceso.- Son muy necesarios para los ambientes restringidos, pero exigidos en ambientes llamados de exclusión como pueden ser donde existe información privilegiada como los Data Center, o en los que se maneja dinero como los ambientes dónde se ubican cajas fuertes o las bóvedas. Aunque no es una exigencia en la antigua y vigente ley, los controles de acceso deberían ser monitoreados, es decir, los accesos deben generar señales que se reciban y se observen en tiempo real por un operador.
  • Sistemas GPS.- Todos los negocios cuentan con vehículos; la administración del uso de estos y su seguridad no pueden prescindir de este sistema actual. El área de seguridad debe contar con un informe diario a la gerencia de las observaciones que el sistema genera, determinar responsabilidades a los procesos no autorizados, así como los auxilios generados. Si el parque automotor es importante, los procesos de control llevan a un adecuado manejo de los medios e importante reducción de pérdidas en accidentes, dinero y tiempos.

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